カテゴリー :ちょっとした小技㈱システムデザインセンター（システム構築・Web・文書課）

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2023.03.31 Fri

Ｅｘｃｅｌのフィルタで同じ数字が重複していた場合

皆様、いつもお世話様です。

今年の桜の満開時期は早かったですね。
国立では大学通りの桜がそろそろ散り始めています。

さて今回は「Ｅｘｃｅｌのフィルタで同じ数字が重複していた場合」です。

先日なぜかフィルタの表示がおかしかったことがあったので、共有いたします。

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①フィルタ機能

下表は、10000円と15000円の2種類が含まれる一覧表です。
これは、フィルタ機能を使えば、それぞれの値段のみに絞り込んで表示が出来るはずのデータです。

②フィルタを表示してみると…

ところが、フィルタを表示してみると、なぜか10000が２つあります。

同じ数字なのに、なぜ２つに分かれてしまったのでしょうか。

③改行コードが入っていると別の数字と認識される

１つだけ、改行が入っているセルがあり、それが「別の数値」と認識されていました。
FileMakerなどのシステムからエクスポートしたデータで、
システム上では同じ数値として扱われているのに、
Ｅｘｃｅｌに落とすとこのように違うデータとして扱われるという事が起こります。
改行コードを削除したら、無事同じデータとして扱われました。

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2023.02.28 Tue

Excelのリンクについて

皆様、いつもお世話様です。
まだまだ寒い日々が続きますが、梅が咲いてもうすぐ春ですね。

今回は、「Excelのリンクについて」です。

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①リンクがはってある文字列

画像のように文字が青くなり下線が引かれているのが、
リンクのはってある文字列です
（書式設定で見た目の変更は可能です）

このリンクとは、どうやってはるのでしょうか。

②右クリック→リンク

右クリックすると、下の方に「リンク」という項目が出るのでこれを選択します。

③任意のURLを記入する

「アドレス」のところに、任意のURLを貼り付けます。

これで、その文字列をクリックしたとき、自動でブラウザが起動しそのWEBサイトが表示されます。

④リンクを消したい時は

右クリックで「ハイパーリンクの削除」を選択してください。

企業リストなどを作る時、企業名から企業サイトに飛べるようにしておくと便利ですね。

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2023.01.31 Tue

Excelで重複するセルをチェック

皆様、いつもお世話様です。

本年もどうぞよろしくお願いいたします。

さて今回は　「Excelで重複するセルをチェック」　です。

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①重複する値を見つけ出したい

下記のような商品一覧があります。
システムで使用するにあたり、もし商品コードが重複していたら困ります。
しかし、沢山のデータの中で、重複の有無を見つけ出すのは簡単ではありません。

②エクセルの機能で、すぐ見つけられます

まず、検索したい範囲を全て選択してください。

次に、「ホーム」タブの、「条件付き書式」をクリックしてください。
そこから「セルの強調表示ルール（H）」→「重複する値（D）」と進んでください。

③「重複する値」

下図のような、「重複する値」というダイアログが出ます。
書式は選べます。赤を選べば重複するセルが赤くなります。
「OK」を押してください。

④重複するセルが表示される

下図のように、重複するセルだけが赤く表示されます。
商品マスター等、膨大なデータの中から重複していては困るものを見つけ出したい時、便利ですね。

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2022.12.19 Mon

「名前を付けて保存」のショートカットキー

皆様、いつもお世話様です。

今年の１２月は例年より寒いですね！
毎晩湯たんぽが欠かせません。
皆様も、防寒にはお気をつけてくださいね。

さて今回は　「名前を付けて保存」のショートカットキー　です。

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①エクセルで「名前を付けて保存」は「F12」

わざわざメニューから「名前を付けて保存」を選ばなくても
「Ｆ１２」キーを押すだけで「名前を付けて保存」の下記の画面になります。

②WordとOutlookでも「名前を付けて保存」はF12

Wordと、Outlookでも、エクセルと同じく「Ｆ１２」を押すだけで
「名前を付けて保存」画面になります。

③EdgeとChromeとメモ帳は違いました

F12を押すと、
EdgeとChromeは開発者用ツール等が開き、
メモ帳は何も起こりませんでした。
F12＝名前を付けて保存は、
Office製品だけで通用するショートカット機能でした。

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2022.10.31 Mon

ピボットテーブルで手軽に集計

皆様、いつもお世話様です。
秋が深まる今日この頃、きのこや栗が美味しい季節ですね。

さて今回は『ピボットテーブルで手軽に集計』です。

本格的な集計はFileMakerなどのシステムで行うのが最適ですが
ちょっとしたデータを今すぐ集計したい等の場合、エクセルのピボットテーブルも便利です。

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①雑多なデータを集計したい

下図のような雑多な経費データがあったとします。
データのいずれかのセルをクリックした状態で、
「挿入」タブから「ピボットテーブル」を選んで、手軽な集計を開始します。

②範囲を指定し、「新規ワークシート」で「OK」ボタンを押します

③ピボットテーブルのフィールド

すると、画面左側に集計表、
画面右側に「ピボットテーブルのフィールド」が出来ます。
「ピボットテーブルのフィールド」の、集計したい項目にチェックを入れてください。
下記の例の場合は、「金額」「部署」にチェックを入れているので、
部署ごとの金額が自動で集計されました。