カテゴリー :ちょっとした小技㈱システムデザインセンター（システム構築・Web・文書課）

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2021.04.30 Fri

エクセルのセルで、重複を消す

皆様、いつもお世話様です。
緊急事態宣言が出てステイホームのゴールデンウィークですが
この機会にゆっくり体を休めようと思います。

さて今回は
「エクセルのセルで、重複を消す」
です。

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①重複があっては困るデータ

下記の名簿は、重複があっては困るデータですが、
わざわざソートして、重複の有無を目でチェックするのは大変ですね。
（下図の例では東京太郎さんが２つあります）

②重複削除がワンタッチでできるボタン

重複チェックをしたい列を選択した状態で
エクセルの
データ＞重複の削除
を押してください。

上図のような確認画面が出るので、OKを押します。
すると、エクセルが自動的に重複をチェックし、削除してくれます。

重複が1個ありました。

２つあった東京太郎さんが、1個になりました。

さりげない機能ですが、意外に便利で時間短縮になります。

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2021.03.31 Wed

エクセルのセルの入力値に制限を設けてミスを減らす

皆様、いつもお世話様です。
少し暖かくなってくると、ホッとしますね。

さて今回のテーマは
「エクセルのセルの入力値に制限を設けてミスを減らす」
です。

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①ミスをしがちな入力で…

例えば、名簿を作っている時などに、
本来あり得ないはずの生年月日を入れてしまったり、
本来あり得ない桁の電話番号を入れてしまったり…
それをなくすために、エクセルのセルに制限値を設けることができます。

②例えば、同窓会名簿などで生年月日の期間に制限を設けたい場合

データ＞データの入力規制　をクリックしてください。
下記のような設定画面が出ます。

ここで、例えば上図の例のように、年月の範囲に制限を設けることが出来ます。
この例では、1975/4/2から1981/4/1の間の生年月日しか入れられなくなります。
上図では入力値の種類を「日付」に限定していますが、
これを数字とか、〇文字から〇文字までの文字列　という風に色々と定義できます。

③もし間違った数値を入れると…

このようなアラートが出て、入力することが出来ません。

これを設けておけば、ミスを減らすことが出来るのではないでしょうか。
と言っても、完全にミスをなくすことはできませんが、減らせるだけでもだいぶ校正が楽になります。

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2021.02.25 Thu

エクセルでふりがなをふる・ふりがなを変更する

皆様、いつもお世話様です。

2月も終わりに近づき、少しだけですが気温が上がり、ほっとします。
ですが、しばらく雨が降っていませんから、乾燥には気を付けてお過ごしくださいね。

さて今回は
「エクセルでふりがなをふる・ふりがなを変更する」
です。

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①エクセルの文書にふりがなを振りたい時は…

ホームタブの、フォントのところにある上図アイコンをクリックしてください。
すると、下図のような画面が出ます。
ひらがな・カタカナ、配置、フォントの種類、大きさが選べます。

②入力したそのままがふりがなとして表示されますが…

ふりがなは基本的に、入力して変換したそのままの文字が表示されます。
これを、あえて変えたいとか、一部分だけ削除したい時は
ふりがな部分をダブルクリックします。

ダブルクリックすると、ふりがなを自由に書き換えられるようになりますので
好きな文字列に変更したり、あるいは消去したりしてください。

※私のPCだけかも知れませんが、たまにひらがなに設定しているのに勝手にカタカナになることがあります。
そんな時は、改めてひらがなに設定し直すと、直ります。

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2021.01.22 Fri

キー操作が突然おかしくなった場合

皆様、いつもお世話様です。

東京はしばらくずっと雨が降っておらず、連日乾燥注意報が出ており
弊社でも加湿器が大活躍です。
明日は久しぶりの雨のようです。

さて、今回は『キー操作が突然おかしくなった』です。
①文字が上書きモードになってしまう現象と
②大小文字が逆になる現象の、
２つを解説します。

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①文字が上書きモードになってしまう現象

上書きモードとは…
さっき入力した文字の上に、新しく入力した文字が上書きされて、前の文字が消えてしまうモードの事です。

何もしてないのに突然この状態になって、戸惑う事がたまにあります。

◆原因：　「Insert」キーを知らずに押してしまったことによります。
「Insert」キーは、押すたびに
「上書きモード」（文字が消えてしまう状態）と
「挿入モード」（いつもの状態）
が入れ替わるキーです。

◆解決策：　
いつの間にか上書きモードになっていた場合は、「Insert」キーをもう1回押せば直ります。

②大小文字が逆になる現象

「キーボードで、アルファベットの大文字と小文字が逆になる現象」
がたまに起こります。
「Shift」キーと「Caps Lock」キーを同時に押すと、大文字と小文字が逆転するのです。
知らずに押してしまったのだと思われます。

◆解決策：
もう1度「Shift」キーと「Caps Lock」キーを同時に押すと直ります。

どちらも突然起きると戸惑いますよね。
いらないキーを手軽に無効にできればいいですね。
そういったソフトが開発されていますので、次回特集致します。

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2020.12.18 Fri

プリンタのデフォルト印刷設定をする

皆様、いつもお世話様です。
今年もあとわずか、忙しいですがお体ご自愛下さい。

さて今回は
Windows10で、「プリンタのデフォルト印刷設定をする」です。
パソコンを変えたばかりの時に今までの印刷と同じようにいかず少し困ったので、共有します。

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①パソコンを変えて以来、デフォルトが両面印刷になっていて困る

文書を印刷するとき、今までのパソコンでは何も設定しなくても自動的に「片面印刷」でした。
ところが、新しいパソコンにしたら、デフォルトで「両面印刷」になっているのです。
弊社では印刷する時いつも「片面印刷」の為、印刷のたびにいちいちここを修正しなければなりません。
面倒な上、うっかり忘れて両面印刷設定で印刷してしまう事も。

②プリンタ側で、デフォルト印刷設定を登録する

こんな時、プリンタの側で、デフォルト印刷設定を登録しておけば、
以後毎回印刷のたびにそれが自動的に適用されます。

Windows10の画面左下の検索欄に「プリンタ」と入れます。
↓
「プリンタとスキャナー」という設定画面が出ます。
↓
該当するプリンタを選びます。
↓
「管理」から「印刷設定」を押します。
↓
そうすると、そのプリンタの印刷設定の画面が出ます。
ここで、任意の設定を決めます。
今回は「両面印刷」を「片面印刷」にしたいので
そのように設定し「適用」を押します。
（※設定画面はプリンタごとに違います。下記の画面は弊社の例です）