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2022.10.31 Mon

ピボットテーブルで手軽に集計

皆様、いつもお世話様です。
秋が深まる今日この頃、きのこや栗が美味しい季節ですね。

さて今回は『ピボットテーブルで手軽に集計』です。

本格的な集計はFileMakerなどのシステムで行うのが最適ですが
ちょっとしたデータを今すぐ集計したい等の場合、エクセルのピボットテーブルも便利です。

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①雑多なデータを集計したい

下図のような雑多な経費データがあったとします。
データのいずれかのセルをクリックした状態で、
「挿入」タブから「ピボットテーブル」を選んで、手軽な集計を開始します。




②範囲を指定し、「新規ワークシート」で「OK」ボタンを押します




③ピボットテーブルのフィールド

すると、画面左側に集計表、
画面右側に「ピボットテーブルのフィールド」が出来ます。
「ピボットテーブルのフィールド」の、集計したい項目にチェックを入れてください。
下記の例の場合は、「金額」「部署」にチェックを入れているので、
部署ごとの金額が自動で集計されました。




④集計する項目を変える

「金額」と「月」にチェックを入れてみると、
下図のように月ごとの金額が集計されます。




⑤クロス集計やフィルターもできる

画面右下の「行」「列」「フィルター」「値」のところに、任意の項目を入れてみてください。
下図のように、複数項目のクロス集計も可能となります。
フィルターの所に項目を入れると、その項目でフィルターかけが可能となります。






ちょっとした時に便利で、個人で使う分にはとても良い機能です。

会社全体の売上集計や工数集計にはシステムを使い
個人でしか使わない小口現金の計算などはエクセルを使う、といった
使い分けができますね。

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2022.09.27 Tue

エクセルで入力制限したい（プルダウン方式）

皆様、いつもお世話様です。
最近涼しくて過ごしやすいですね。
ぶどうや梨が美味しい季節です。

さて今回は、『エクセルで入力制限したい（プルダウン方式）』です。
エクセルで、特定の文字以外入力できないようにする方法としての
プルダウン方式（ドロップダウンリスト方式）です。

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①特定のデータ以外入力禁止にしたい

例えば下図のように市町村名しか入力してほしくないデータシートを作りたいとします。
町名をプルダウン選択方式にして、他の値を入れるとエラーが出るようにしたいという時、
どうすればいいのでしょうか。





②まずプルダウン方式にしたい部分を選択した状態で、
　「データ」＞「データの入力規則」をクリックします。






③「設定」タブで「リスト」を選び、任意の文字列リストを指定します。

この例では、国立市の町名のリストを選択しています。



「ドロップダウンリストから選択する」にチェックがついていることを確認してください。
これで、指定した部分は町名のプルダウン選択式になりました。



④それ以外の値を入れると下図のようなエラーが出ます。




システムにインポートする為のマスターを作る等、正確な記述が必要な場合、
このような制限を設けたシートにすると間違いが防げますね。



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2022.08.31 Wed

エクセルのSmartArtで簡単組織図作成とカスタマイズ

皆様、いつもお世話様です。
ようやく少し暑さも和らぎ、秋らしい風が吹く今日この頃ですね。

さて今回は、
『エクセルのSmartArtで簡単組織図作成とカスタマイズ』
です。
図形の挿入で好きなように組織図などを描けるのがエクセルのいいところですが、
時間をかけずに簡単に作りたい場合SmartArtが便利です。
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①まずはSmartArtを選択

「挿入」＞「図」＞「SmartArt」を選択します。




②グラフィックを選ぶ

下図のように色々なグラフィックが用意されていますので、選びます。
今回は、横の組織図を選んでみます。




③選んで入力してみました

組織図を選んで、組織名を入力してみました。
・左側のリストに入力すると、自動的に右側の図に反映されます。
・項目を増やしたい時は、改行キーで次の行に行き、入力してください。
・1段落とした階層を作りたい場合は、まず項目を作ってからタブキーを押すと、選択中の項目が1段下層に移動します。



しかし、これではあまり見栄えが良くありません…
デフォルトのデザインだと、文字が大きすぎるし、青地に白抜きだと印刷映えしません。
どうにかカスタマイズしたい。そんな時は…


④カスタマイズ

・まずカスタマイズしたいオブジェクトを選択してください。
・次に、「ホーム」タブ＞「フォント」から、任意の色や大きさ、フォント、塗りにしてください。
・テキストボックスの枠線を変えたい時は、右クリック＞枠線で変更できます。




⑤カスタム完了

見栄えがビジネス文書らしくすっきりしました。



「便利だけどデザインがあまり良くない」と思っていたのですが、
こうやって自由にカスタマイズできるのであれば、SmartArtは良いツールですね。

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2022.07.27 Wed

画面下のタスクバーを普段は非表示にしたい

皆様、いつもお世話様です。
夏らしい気候になって来ました今日この頃、お体ご自愛下さいね。

さて今回は、
「画面下のタスクバーを普段は非表示にしたい」
です。
Windows10の画面で解説いたします。

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パソコンの画面をフルに使って何かをしたい時、画面下に表示されているタスクバー（アプリのアイコンがずらっと並んでいるバーのことです）が邪魔なことがあります。
そこで、タスクバーを普段は非表示にしておいて、画面下にカーソルで触れた時だけ表示されるようにしたいと思いました。


①右クリックで「タスクバーの設定」を出します



タスクバーの上で右クリックすると、「タスクバーの設定」と言う項目が出るので選択します。



②「タスクバー」という設定項目が出ます。

上から2番目くらい（PCによって違うかも知れません）に、
「デスクトップモードでタスクバーを自動で隠す」
と言う項目があります。
これを「オン」にします。





③そうすると、タスクバーが消えました。

本当に消えてしまったわけではなく、タスクバーがあったところにカーソルを置くと、下から出てきます。


パソコンの画面をフルに使って何かをしたい場合、下のほんの1センチほどのタスクバーですら邪魔な時があります。
そんな時、普段は消しておくこの方法が良いかもしれませんね。

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2022.04.18 Mon

エクセルで特定の文字以降を削除したい

皆様、いつもお世話様です。
寒暖差がとても激しい今日この頃、体調にはお気をつけください。

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■お知らせ
弊社は５月３日（火），４日（水），５日（木）、お休みをいただきます。
４月２９日（金）は通常通り営業しております。
どうぞよろしくお願い申し上げます。
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さて、今回は『エクセルで特定の文字以降を削除したい』です。

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①エクセルで、下図のような特定の文字以降を一律削除したい場合

例えばこの図で、「（」以降の文字を一挙に削除したい場合




②Ctrl　+　F　キーで、「検索と置換」を呼び出します



「置換」タブを選び、「検索する文字列」のところに、
消去したい文字の先頭（この例の場合は「(」）と、半角の「*」を記入します。


③「すべて置換」ボタンを押します


④そうすると、下図のように、指定した文字以降が一括で削除されます。





上記のような例以外にも、「〇〇御中」等、
末尾についた敬称や単位などを削除したい場合にも便利です。



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